Conseils pour devenir secrétaire indépendant(e)

Conseils pour créer son entreprise en télésecrétariat :

Les clefs de la réussite :

Sans surprise, le télétravail jouit d’une e-opinion massivement favorable : 70,9% d’avis positifs contre 29,1% d’avis négatifs. Ce qui corrobore différente étude ou sondage récents. Voir : Baromètre télétravail 2015

Conseil d’une secrétaire indépendante à une autre qui veut se lancer :

Je reçois régulièrement des courriers de personnes désireuses de créer leur entreprise de secrétariat indépendant. On parle également d’entreprise freelance, télésecrétariat, secrétariat externalisé ou auto-entreprise de secrétariat etc…

Plutôt que de leur envoyer une réponse à chacun ou chacune, je vais faire ici le tour de ce qu’elles ont besoin de savoir avant de se lancer!

Par quoi commencer?

J’ai tout d’abord quelques points essentiels à leur soumettre :

1/Avez-vous les qualités requises,

les caractéristiques psychologiques indispensables pour réussir?

Pour cela vous trouverez ici les 7 qualités essentielles avant de vous lancer en entrepreneuriat :

Existe-t-il un profil du créateur d’entreprise ? Pas vraiment, selon Patrick Jolly, co-fondateur de De particulier à particulier. Il affirme cependant que tous les chefs d’entreprises qui se sont lancés dans l’aventure possèdent un certain nombre de qualités plus ou moins affirmées, mais indispensables pour réussir. Inventaire de ce qui fait la différence.

La faculté d’adaptation : Il s’agit de la qualité la plus fondamentale. La fonction première d’un chef d’entreprise est de savoir s’adapter aux situations.
Le goût du risque : Choisir de créer son entreprise c’est prendre sa vie en charge.La fonction première d’un chef d’entreprise est de savoir s’adapter aux situations
Le pragmatisme : Il n’est pas obligatoire de faire de longues études. Il faut être pragmatique et empirique, en prise avec la vie de la rue, avoir le sens du commerce.
Une forte personnalité : Il faut penser l’entreprise comme une entité vivante et le créateur doit faire adhérer son équipe à son projet.
L’amour de l’argent : Un chef d’entreprise doit globalement aimer l’argent, sans être accro mais parce que l’argent reste l’unité de mesure qui permet de déterminer si l’entreprise fonctionne.
Une imagination fertile : La richesse d’une entreprise ce n’est pas les 10 millions d’euros qu’elle peut posséder, c’est son imagination.
La diplomatie : Le chef d’entreprise entre dans un univers où il n’est pas nécessairement le bienvenu. Le milieu peut lui être hostile. Il doit passer par une première phase d’observation durant laquelle il doit absorber la culture de la structure : Les qualités du chef d’entreprise.

2/Avez vous les compétences que votre métier exige?

On ne s’improvise pas secrétaire indépendant(e) ni secrétaire tout court…

Que vous soyez autodidacte ou diplômé(e) il faut savoir exactement de quoi vous aller parler, ce que vous allez proposer! C’est la base de votre réussite. Il vous faudra apprendre aussi à être

Autonome : car vous êtes seul(e) à bord, ne l’oubliez pas! C’est l’inverse d’un poste en entreprise ! La solitude peut peser parfois, et l’entraide manquer…

Réactif (ve) : Il y a des décisions à prendre vite afin de ne pas manquer une opportunité !

Décisionnaire : On ne peut se reposer que sur ses propres compétences, on fait cavalier seul à bord de son propre navire!

Gestionnaire : Ah les chiffres, la paperasse, les documents, les factures et devis, l’administratif et le fiscal… une gestion pas toujours simple mais rigoureuse doit être fournie pour éviter les écueils!

Diplomate et discret : Les clients sont rois et leur exigence et à la hauteur de la confiance qu’il nous portent.

Organisé(e) et rigoureux(se) : Vous pouvez très vite vous retrouver noyé(e) dans un verre d’eau! Mieux vaut un bon sens de l’organisation et des priorités !

Bon(ne) rédacteur(trice) : Sachez écrire et parler le français correctement ! Un(e) secrétaire se doit de ne pas faire de fautes, un minimum non??

« Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement – Et les mots pour le dire arrivent aisément »- Nicolas Boileau.

Votre savoir-faire :

A la question : « Que proposez-vous? » vous devez pouvoir argumenter d’une façon telle que votre interlocuteur ne peut qu’être convaincu par votre savoir-faire et le bien fondé de vos services, la qualité de vos prestations.

Si vous connaissez bien votre métier, vous saurez le présenter, le proposer, vous mettre en avant par rapport à la concurrence, susciter le besoin, envisager de développer toujours et améliorer vos prestations.

Votre savoir-être :

Avez-vous le punch nécessaire, la hardiesse, la curiosité, la diplomatie, l’élocution facile? Votre interlocuteur ne vous verra pas (je rappelle que le télésecrétariat est par définition un secrétariat indépendant « à distance », il faudra donc pallier ce défaut par une voix rassurante, assurée, motivée, une aisance dans votre élocution, une argumentation solide.

Si vous n'avez pas tout ça... Il faudra le travailler! Cela fait partie de la 1ère partie : le projet!

1ère étape : Le projet :

Tout nait dans la tête, à la suite d’un licenciement, d’un chômage prolongé, d’une sortie de congés maternité, d’un arrêt maladie prolongé, d’une réinsertion professionnelle ou à la suite de discussions avec d’autres professionnels indépendants.

Vous trouverez ici mon propre parcours de création d’entreprise et le bilan apporté 1 an plus tard..

Mon parcours : Plannet Flag a 1 an !

Un projet c’est : 6 mois de réflexion, 3 mois de montage, 2 mois de finalisation et 12 mois de travail..(en moyenne)

Cela comprend également : l’étude de marché

L’élaboration d’un Business plan : Évaluez votre projet

Ce logiciel d’évaluation vous permettra de mesurer le potentiel de réussite de votre projet. Il vous suffit de répondre aux questions pour obtenir les forces, les faiblesses et les pistes d’amélioration qui vous permettront de sécuriser votre création d’entreprise.

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Créez ici votre évaluation

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Connaitre les outils dont vous aurez besoin :

Un ordinateur qui ne vous lâchera pas au 1er pépin venu (étudier selon vos besoins : sa mémoire vive, son processeur, carte mère, disque dur, carte graphique, système d’exploitation)
Un matériel de communication digne de ce nom à l’usage de votre profession : un standard téléphonique pour faire de la permanence téléphonique oui mais lequel?
Les standards traditionnels, virtuels et la VOIP ensuite selon si vous avez un bon réseau internet ou pas , opter pour le PABX ou PABX-IP ou le standard téléphonique de pointe: IPBX ? Vous renseigner sur vos besoins, votre ligne internet, etc..
Les logiciels et outils bureautiques et informatiques dont vous aurez besoin pour pratiquer votre métier.
Un bureau et un fauteuil fonctionnels, un emplacement adapté, un matériel approprié.

2ème étape : Se faire aider

Aujourd’hui il est possible de se faire aider pour monter son projet. Que ce soit sur internet ou dans des structures dédiées vous trouverez un maximum d’informations. Je vous en livre quelques unes ici :

Tous les services publics, privés et associations qui sont là pour vous aider dans vos démarches.
Le Pôle-Emploi et ses réunions d’informations (collectives puis individuelles) : http://www.pole-emploi.fr/accueil/
Les aides du Pôle Emploi : emploi.gouv.fr
La Chambre des Métiers du Gard :
La Chambre de Commerce et d’Industrie :
l’APCE : Organisation à but non lucratif, elle intervient dans le processus d’aide à la création, à la transmission et au développement des entreprises :
Les réseaux d’associations ou coopératives au service des porteurs d’initiatives, pour créer des richesses dans les territoires à la création d’entreprise comme : la B.G.E – Mine de talents – Solstice
Le site de Gautier Girard : Le site de référence sur la Création d’Entreprise et l’Entrepreneuriat
L’ADIE pour l’obtention de micro crédits :
Les banques, les micro-crédits, les aides de l’Etat…vosdroits.service-public.fr

NB/ Mon entreprise se situe dans le Gard, mais vous trouverez d’autres adresses dans vos départements respectifs.

3ème étape : Se faire connaitre

Vous faire connaitre, vous vendre :

Prospection, Financements, Création de site internet, tout support de communication (flyers, e-mailing, prospection téléphonique, bouche-à-oreille, etc..), agencement du bureau, prises de contact, tissage de réseau grâce à Facebook Twitter, Linkedin, Viadeo, Lexiris, les forums de discussions que l’on trouve grâce à Internet.

C’est le parcours moyen pour passer du statut de demandeur d’emploi à celui de chef d’entreprise!

Des compétences minimum sont requises : tant professionnelles que personnelles, innées et acquises, de la volonté, voire de l’opiniâtreté et de l’endurance sont les atouts nécessaires pour entreprendre un parcours du combattant dont, à terme, l’ investissement s’avère payant.

4ème étape : Se lancer !

Mais pas n’importe comment!

Ciblez vos objectifs !

Déterminer des objectifs, chiffrer ses prestations par rapport au marché et la concurrence sans être déloyal avec celle-ci!

Vous pouvez retrouver ici la réponse à ces question :

Le secrétariat indépendant : qui peut exercer?

Mettez tous les atouts de votre côté !

Développez votre activité avec patience et travail, organisation et sérieux !

Continuez sans cesse la prospection, améliorez vos prestations, affinez votre site internet, faites parler de vous, comblez vos lacunes, informez-vous sans cesse des nouveautés, embauchez en cas de besoin déléguez si vous le pouvez mais allez toujours de l’avant pour accroitre votre entreprise!

S’entourer de collaborateurs, d’amis, de sous-traitants, de relations saines sur lesquels on peut s’appuyer en cas de besoin.

Savoir gérer son entreprise, calculer ses charges, changer son statut si nécessaire, revoir sa copie en cas d’erreur mais ne jamais baisser les bras!

Ah j’oubliais! Une chose essentielle : Ne demandez pas à ce qu’on vous mâche le travail, allez à la pêche aux informations! Soyez I.N.D.E.P.E.N.D.A.N.T ! A partir de là…. Débrouillez vous! C’est ça la clef de la réussite !

Bonne chance!